Feedback

Gib den Menschen in Deinem verteilten Team häufig offenes Feedback und fordere auch Feedback über Dich an.

Besonders auf Distanz ist regelmäßiges Feedback wichtig, um die Weiterentwicklung zu ermöglichen und Konflikte zu minimieren.

  1. Gib pro Woche mindestens drei bis fünf Mal Feedback im BIR-Format an andere (egal ob Mitarbeiterin, Kollegin oder Chef*in).
  2. Bitte – noch in dieser Woche – mindestens eine bis zwei Personen darum Dir allgemeines Feedback zur Zusammenarbeit zu geben.
  3. Überlege Dir, wie Du Dir das regelmäßige Geben und Erhalten von Feedback zur Gewohnheit machen kannst.

Quelle: https://www.newwork.me/de/

Spannungen sofort lösen

Achte auch auf kleine Spannungen mit anderen im verteilten Team und löse sie direkt unter vier Augen, bevor sie zu großen Konflikten heranwachsen.

auf Distanz neigen wir dazu Konflikte auszusitzen, bis sie zu gewaltigen Problemen geworden sind. Das zu vermeiden ist Inhalt der Herausforderung dieser Woche.

  1. Sei ab sofort aufmerksam für kleine Spannungen, die zwischen Dir und einem anderen Teammitglied auftreten.
  2. Du solltest – schon in dieser Woche – mindestens eine oder zwei Spannungen identifizieren.
  3. Sprich sofort mit dem Teammitglied (persönlich, Telefon oder Web Meeting), sobald eine Spannung auftritt und löse sie, bevor sie zu einem Konflikt wird.

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Transparenz schaffen

Sorg' für Transparenz: Hinterlasse Spuren Deiner Arbeit und sorge dafür, dass andere mehrmals täglich mitbekommen woran Du arbeitest.

Im Büro bekommt man leicht mit, woran die Kolleg*innen arbeiten. Doch auf Distanz ist es notwendig bewusst Transparenz herzustellen.

  1. Sorge für mindestens zwei Updates zu Deiner Arbeit täglich. Nutze dabei die Kommunikationskanäle, die am besten zu Deinem Team passen. Zum Beispiel:
    • Virtuelles Stand Up Meeting
    • Group Chat
    • Projektmanagement-/Workflow-Tool
    • Enterprise Social Network
  2. Erkläre den anderen warum Du diese Updates gibst und ermutige sie es Dir gleichzutun.

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Interpretationen stoppen

Interpretiere nie wieder etwas in Textbotschaften hinein und suche das persönliche Gespräch, wenn Du unsicher bist, wie etwas gemeint ist.

E-Mails, Chat-Nachrichten und andere Textbotschaften sind immer wieder Anlass für Konflikte in verteilten Teams. Die Ursache ist oft die eigene Interpretation dazu, wie die Nachricht „gemeint” war.

  1. Sei ab sofort aufmerksam und „ertappe Dich selbst” dabei, wenn Du das nächste Mal eine Textnachricht (negativ) interpretierst.
  2. Mach Dir klar, dass es Deine Interpretation ist, jedoch wahrscheinlich nicht die Intention des anderen.
  3. Sprich kurz mit deinem Gesprächspartner (persönlich, Telefon oder Web Meeting), um die wahre Intention herauszufinden.

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Explizite Erwartungen

Mach Deine Erwartungen explizit und löse nicht-erfüllte Erwartungen auf Distanz mit dem strukturierten Konfliktlösungsprozess.

Explizite Erwartungen sind eines der Geheimnisse erfolgreicher Zusammenarbeit auf Distanz.

  1. Überlege Dir mit wem Du sofort einige Erwartungen explizit verhandeln solltest. Sicher gibt es eine Person, die Dir jetzt direkt in den Sinn kommt.
  2. Verhandele – noch in dieser Woche – Deine Erwartungen mit dieser Person (egal ob Mitarbeiterin, Kollegin oder Chef*in). Fokussiere Dich auf die beiderseitigen Interessen, nicht auf Positionen! Lass Dein Gegenüber die Übereinkunft am Ende mit eigenen Worten wiederholen.
  3. Wende den strukturierten Konfliktlösungsprozess an, wenn das nächste Mal Deine Erwartung von jemandem nicht erfüllt wird.

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Web Meetings

Mache alle Deine Web-Konferenzen interaktiv und prüfe die Relevanz für jeden Teilnehmer.

Schreiben die Leute während Deiner Web-Konferenz E-Mails? Das kannst Du vermeiden, indem Du die Teilnehmer mehr einbeziehst und für mehr Relevanz sorgst.

Für Web Meetings, die Du organisierst:

  1. Überdenke die Relevanz für jeden Teilnehmer. Sorge nötigenfalls dafür, dass die Teilnehmer das Web Meeting auf keinen Fall mehr verpassen möchten oder passe die Teilnehmerliste an.
  2. Nutze interaktive Elemente, wie Rückfragen und Diskussionen, Abstimmungen, Umfragen per Chat oder die gemeinsame Bearbeitung einer Excel-Online-Datei.

Für Web Meetings, die Du nicht organisierst:

  1. Begeistere den Organisator von den Themen Relevanz und Interaktivität.
  2. Hilf dem Organisator bei der konkreten Umsetzung.

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Team Charta

Plane das Team Charta Meeting für Dein verteiltes Team.

Erfolgreiche verteilte Teams haben eine Team Charta. Weniger erfolgreiche haben keine oder schieben das Team Charta Meeting ewig vor sich her. Sorge dafür, dass eine Tema Charta verfasst wird

  1. Begeistere die anderen Teammitglieder und die Teamleitung von der Idee einer Team Charta.
  2. Trage – noch in dieser Woche – einen festen Termin für das Team Charta Meeting in Euren Kalender ein. Das 90-minütige Meeting sollte in den nächsten acht Wochen stattfinden. Perfekt ist ein physisches Meeting – notfalls geht es aber auch als Web Meeting.
  3. Suche Freiwillige für die Rollen, oder übernimm selbst eine.

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Notfallplan

Erstellt einen Notfallplan für Dein verteiltes Team.

Wie arbeitet Ihr, wenn ein oder mehrere Kommunikationskanäle oder Tools ausfallen?

  1. Erstellt einen Notfallplan:
    • Wie kommuniziert Ihr bei Ausfall von Telefon oder Web Meeting Software?
    • Wie kommuniziert Ihr bei Ausfall von E-Mail oder Team Chat?
    • Wie arbeitet Ihr bei Ausfall benötigter Software oder ohne Zugriff auf wichtige Dateien weiter?
    • Was ist zu tun, wenn die Internetverbindung (an einem Standort oder im Homeoffice) länger ausfällt?
  2. Besprecht diesen Notfallplan im Team.

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Rituale

Führe soziale „Rituale” im verteilten Team ein, um die Distanz zu überbrücken.

Auf Distanz neigen viele Menschen dazu den Kontakt zu anderen auf aufgabenbasierte Interaktionen zu beschränken. Doch wir sind keine Roboter. Erfolgreiche verteile Teams nutzen daher regelmäßige „Rituale”, um das sozio-emotionale Gefüge des Teams zu stärken.

  1. Wähle einen sozio-emotionalen Prozess, der gut zum Team passt:
    • Icebreaker oder „Rocks & Roses” zu Beginn von Web Meetings
    • „Danke-Block” zum Ende von Web Meetings, um einander für besondere Ereignisse kurz Wertschätzung zu geben
    • Virtuelle Kaffeeküche („Virtual Watercooler”) als regelmäßiges Video Meeting
    • Virtual Coworking (stundenweise mit aktivierter Webcam zusammenarbeiten)
    • Virtuelle „Partys” als Video Meeting
  2. Begeistere die anderen Teammitglieder davon dieses „Ritual” auszuprobieren.
    Organisiere – noch in dieser Woche – das erste „Ritual”. Vergiss bitte nicht: Es wird 2-3 Mal brauchen, damit es die volle Wirkung entfaltet.

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Video-Übertragung

Nutze Video-Übertragung in Web Meetings so oft wie es geht, um Distanz zu überbrücken.

Erfolgreiche Remote Worker kennen die positive Wirkung von Video-Konferenzen bzw. Video-Telefonie.

Nutze Video-Übertragung in Web Meetings so oft wie es geht, um Distanz zu überbrücken.

  1. Sprich mit den anderen Teammitgliedern über die Vorteile der aktivierten Video-Übertragung.
  2. Zwinge jedoch niemanden dazu die Webcam zu aktivieren.
  3. Geh mit gutem Beispiel voran und aktiviere Deine Webcam – selbst wenn Du noch der einzige bist.

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